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东南大学交通学院会议/讲座类活动管理办法(暂行)
 

    为进一步规范学院会议/讲座类活动,结合我院实际,特制定本管理办法如下:
1、各系、课题组举(承)办会议、讲座类活动必须实行审批备案制度,未经审批不得举办。
2、学术会议/讲座类活动(包括学术科研、人文素养类讲座等)由学院党委进行审批,普通会议类活动(包括答辩、交流、仪式等其他需要使用会议室的活动)由学院办公室进行审批。
3、申报时间:会议申办人拟开展学术相关活动须至少提前3个工作日向学院提出申请;拟开展普通会议类活动须至少提前1个工作日向学院提出申请。
4、审批流程:
(1)申办人通过微信扫描二维码或学院官微底部菜单栏进入“交通学院会议/讲座类活动登记审批系统”,进行活动申报(具体操作办法见附图)。若申办联系人为学生,则还需填写负责老师姓名及联系方式。
(2)学术/讲座类活动在申报中需填写讲座名称、主要内容以及主讲人简介、并上传主讲人照片,学院研会学术部将根据相关信息制作学术讲座海报并通过宣传中心在一楼大厅、学院网站进行投放宣传。
(3)活动审核通过后申办人将获得微信服务通知,可凭借此通知凭证到学院办公室302会议室管理员处登记借用会议室并领取钥匙(本办法正式实施后,无通过凭证将无法借用学院会议室)。
(4)活动过程中需严格遵守学校学院各项规定,并保持会议室环境整洁、设备完好,如有设备损坏请立即联系院办上报。活动结束后需保证会议室恢复使用前原样,并主动清理会议室,关窗关电源总闸,并在会议室管理员处登记归还钥匙核销借用。
5、本办法于发布之日起执行,由学院办公室负责解释。

 

东南大学交通学院办公室
2020年4月30日
 

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